İnternet, halkla ilişkiler yazarlığını hem hızlandırmış hem de dönüştürmüştür. Kurumlar artık gazetecilerin aracılığına gerek kalmadan web siteleri, bloglar ve sosyal medya hesapları üzerinden hedef kitlelerine doğrudan ulaşabilmektedir.
Web İçin Yazmak
Kullanıcılar ekrandaki metinleri baştan sona okumak yerine çoğunlukla tarar. Nielsen Norman Group'un göz izleme araştırmaları, web sayfalarının sıklıkla F biçimli bir desenle okunduğunu göstermiştir. Bu nedenle web metinlerinde şunlara dikkat edilir:
- Önemli bilgi en başta verilir.
- Kısa paragraflar, ara başlıklar, madde işaretleri ve kalın vurgular kullanılır.
- Her paragrafta tek bir fikir işlenir.
- Arama motorlarında görünürlük için anahtar sözcükler başlıkta ve metinde doğal biçimde kullanılır.
- İlgili sayfalara bağlantı verilerek okura ayrıntılı bilgi sunulur.
Çevrim içi haber odası, kurum web sitesinde gazetecilere yönelik bültenlerin, fotoğrafların, videoların ve iletişim bilgilerinin toplandığı bölümdür. Kurumsal blog, kurumun daha samimi bir dille uzmanlığını paylaştığı ve okurlarla etkileşim kurduğu bir platformdur. Sosyal medya metinleri ise platformun karakter sınırına, görsel diline ve kitlesine göre uyarlanır; kısa, etkileşime açık ve çoğu zaman görselle desteklenen bir yapıya sahiptir.
Kriz Dönemlerinde Yazım
Kriz, kurumun itibarını, faaliyetlerini ya da varlığını tehdit eden beklenmedik durumdur. Kriz iletişiminde metinler hızlı, doğru, tutarlı, açık ve empatik olmalıdır. Kurum adına tek ses ilkesiyle konuşulmalı ve açıklamalar belirlenmiş sözcü tarafından yapılmalıdır. Kriz öncesinde hazırlanan kriz iletişim planı, olası senaryolara yönelik taslak metinleri içerir.
- Bekleme açıklaması (holding statement): Kriz anında bilgiler henüz netleşmeden yayımlanan, kurumun durumun farkında olduğunu, konuyu araştırdığını ve gelişmeleri paylaşacağını bildiren ilk kısa açıklamadır.
- Soru-yanıt belgesi: Gazetecilerin ve kamuoyunun sorabileceği sorulara önceden hazırlanan yanıtlardır.
- Özür açıklaması: Kurumun sorumluluğu kabul ettiği, pişmanlığını ifade ettiği ve düzeltici adımları açıkladığı metindir.
W. Timothy Coombs'un Durumsal Kriz İletişimi Kuramı, kriz yanıt stratejilerini kurumun algılanan sorumluluk düzeyine göre gruplandırır: inkâr (suçlayana saldırı, inkâr, günah keçisi bulma), azaltma (mazeret, haklı gösterme), yeniden inşa (tazmin, özür) ve destekleme (hatırlatma, övgü, mağduriyet). Algılanan sorumluluk arttıkça özür ve tazmin gibi yeniden inşa stratejileri öne çıkar. “Yorum yok” yanıtı ise kamuoyunda bir şeylerin saklandığı izlenimi yarattığı için kaçınılması gereken bir ifadedir.