Halkla ilişkiler uzmanları, kurumla ilgili haberlerin medyada yer alması için gazetecilere çeşitli metinler hazırlar. Bu metinlerin başarısı haber değeri taşımalarına bağlıdır. Haber değerini belirleyen başlıca ölçütler şunlardır: yenilik (güncellik), yakınlık, önem (etki), çatışma, insani ilgi ve ünlülük. Haber değeri olmayan bir duyuru, ne kadar iyi yazılırsa yazılsın gazeteci tarafından genellikle kullanılmaz.
Basın Bülteni
Basın bülteni, kurumun bir gelişmeyi medyaya haber diliyle duyurduğu en temel halkla ilişkiler metnidir. Ters piramit tekniğiyle yazılır ve genellikle şu bölümlerden oluşur:
- Kurum logosu ve “Basın Bülteni” ibaresi, yayın tarihi ve gerekiyorsa ambargo bilgisi (haberin belirtilen tarih ve saatten önce yayımlanmaması isteği).
- Başlık: Kısa, dikkat çekici ve haberin özünü veren ifade; gerekiyorsa alt başlıkla desteklenir.
- Spot (giriş paragrafı): 5N1K sorularının en önemlilerini yanıtlayan, haberin özeti niteliğindeki ilk paragraf.
- Gövde: Ayrıntılar, rakamlar ve yetkili kişilerden alıntılar.
- Kurum hakkında (boilerplate): Kurumu tanıtan ve tüm bültenlerde standart olarak kullanılan kısa paragraf.
- İletişim bilgileri: Ek bilgi için ulaşılacak kişinin adı, telefonu ve e-posta adresi. Metnin sonu “-son-” ya da “###” işaretiyle gösterilebilir.
Bülten, gönderileceği medya kuruluşunun yayın özelliklerine göre uyarlanmalıdır; aynı gelişme yerel bir gazete, bir ekonomi dergisi ya da bir haber sitesi için farklı vurgularla yazılabilir.
Basın Kiti ve Diğer Medya Metinleri
Basın kiti (medya kiti), basın toplantısı, lansman ya da fuar gibi etkinliklerde gazetecilere sunulan bilgi paketidir. İçinde basın bülteni, bilgi notu (fact sheet), arka plan bilgisi (backgrounder), yöneticilerin biyografileri, yüksek çözünürlüklü fotoğraflar ve gerekirse broşür yer alır. Bilgi notu kurum ya da ürünle ilgili temel verileri maddeler hâlinde verir; arka plan bilgisi ise konunun tarihçesini ve bağlamını anlatır.
Medya duyurusu (davet), gazetecileri bir etkinliğe çağıran ve ne, ne zaman, nerede sorularını kısaca yanıtlayan metindir. Basın toplantısı yalnızca gerçekten önemli ve soru-yanıt gerektiren gelişmeler için düzenlenmelidir. Medyada yer alan gerçeğe aykırı ya da kişilik haklarını zedeleyen yayınlara karşı ise cevap ve düzeltme hakkı (tekzip) kullanılır; Türkiye'de bu hak Basın Kanunu ile güvence altına alınmıştır.