Kurumiçi halkla ilişkiler çalışmalarında kullanılacak araç; hedef kitlenin özelliklerine, mesajın niteliğine, iletim hızına, maliyete, geri bildirim olanağına ve kurumun büyüklüğüne göre seçilir. Etkili bir program, tek bir araca dayanmak yerine birbirini tamamlayan araçları birlikte kullanır.
Yazılı Araçlar
- Kurum içi yayınlar: Bülten, dergi ve gazeteler; kurum haberlerini, başarıları, çalışan öykülerini ve yönetim mesajlarını aktarır.
- Çalışan el kitabı: Kuruma yeni katılanlara kurumun tarihi, misyonu, örgüt yapısı, çalışma kuralları, hak ve sorumluluklar hakkında bilgi verir; oryantasyon sürecinin temel aracıdır.
- İlan ve duyuru panoları: Herkesin görebileceği yerlerde kısa ve güncel duyurular için kullanılır.
- Mektup, genelge ve raporlar: Resmî bilgilendirme ve kayıt işlevi görür.
Sözlü ve Yüz Yüze Araçlar
Toplantılar, brifingler, sunumlar, birebir görüşmeler, telefon görüşmeleri ve üst yönetimin çalışanlarla buluştuğu etkinlikler bu gruptadır. Yüz yüze iletişim anında geri bildirim sağlar ve güven oluşturmada en etkili yollardan biridir. Açık kapı politikası, çalışanların randevu ya da hiyerarşik engel olmaksızın yöneticilerle görüşebilmesini sağlayan uygulamadır.
Görsel-İşitsel ve Elektronik Araçlar
Kurum içi radyo ve televizyon yayınları, tanıtım videoları ve dijital ekranlar görsel-işitsel araçlardır. Elektronik araçların başında intranet gelir: Yalnızca kurum çalışanlarının erişimine açık, kurum içi bilgi paylaşımını sağlayan bilgisayar ağıdır. Bayi ve tedarikçi gibi seçilmiş dış ortaklara da açılan ağa ise ekstranet denir. E-posta, kurum içi sosyal ağlar, anlık mesajlaşma uygulamaları, mobil uygulamalar ve video konferans da yaygın elektronik araçlardır.
Katılımı Artıran Uygulamalar
- Öneri sistemleri: Çalışanların fikir ve önerilerini yönetime iletmesini sağlar; değerlendirilen ve ödüllendirilen öneriler katılımı ve aidiyeti artırır.
- Dilek ve şikâyet kutuları: Çalışanların görüşlerini çekinmeden, gerekirse isimsiz iletmesine imkân tanır.
- Çalışan anketleri ve odak grupları: Tutum, memnuniyet ve beklentileri ölçer.
Sosyal Etkinlikler ve Eğitim
Geziler, yemekler, spor turnuvaları, aile günleri, yıl dönümü kutlamaları ve ödül törenleri çalışanlar arasındaki bağı güçlendirir. Oryantasyon eğitimi yeni çalışanın kuruma uyumunu kolaylaştırır; hizmet içi eğitim, mentorluk ve koçluk uygulamaları ise mesleki gelişimi desteklerken kurumun çalışanına verdiği değeri gösterir. Bu etkinliklerin başarısı, düzenli olarak planlanmasına ve çalışanların beklentilerine göre biçimlendirilmesine bağlıdır.