Örgütsel iletişim, örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için örgüt üyeleri ve birimleri arasında gerçekleşen bilgi, düşünce ve duygu alışverişidir. Örgütsel iletişimin başlıca işlevleri bilgi sağlama, kontrol ve düzenleme, motivasyon ve duyguların ifade edilmesidir.
Biçimsel ve Biçimsel Olmayan İletişim
Biçimsel (formal) iletişim, örgüt şemasında belirlenmiş resmî kanallar ve hiyerarşi yoluyla gerçekleşir; yazışmalar, raporlar, talimatlar ve resmî toplantılar bu türdendir. Biçimsel olmayan (informal) iletişim ise resmî yapının dışında, çalışanlar arasındaki kişisel ve sosyal ilişkiler yoluyla oluşur. Bu iletişimin en bilinen biçimi, İngilizcede grapevine (üzüm asması) olarak adlandırılan kulaktan kulağa iletişimdir. Hızlı yayılır, denetlenmesi güçtür ve söylenti üretebilir; ancak çalışanların duygu ve kaygılarını yansıttığı için yönetimce izlenmesi yararlıdır. Resmî kanallardan yeterli bilgi verilmediğinde söylentiler güçlenir.
İletişimin Yönleri
- Yukarıdan aşağıya (dikey) iletişim: Yönetimden çalışanlara doğru akar; emirler, talimatlar, politikalar, hedefler ve performans geri bildirimleri iletilir.
- Aşağıdan yukarıya (dikey) iletişim: Çalışanlardan yönetime doğru akar; öneriler, şikâyetler, raporlar ve anket sonuçları iletilir. Yönetimin çalışanların nabzını tutmasını sağlar.
- Yatay iletişim: Aynı hiyerarşik düzeydeki kişi ya da birimler arasında gerçekleşir; koordinasyon ve sorun çözmeyi kolaylaştırır. Üretim müdürü ile pazarlama müdürünün görüşmesi buna örnektir.
- Çapraz iletişim: Farklı birimlerde ve farklı hiyerarşik düzeylerde bulunan kişiler arasında gerçekleşir.
İletişim Ağları
Küçük gruplarda bilgi akışının izlediği yollar iletişim ağları olarak incelenir. Zincir ağda bilgi basamak basamak iletilir; Y ağında zincirin bir ucunda kollar bulunur; tekerlek (yıldız) ağında tüm iletişim merkezdeki tek bir kişi üzerinden yürür ve en merkezî yapıdır; daire ağında herkes yalnızca iki komşusuyla iletişim kurar; tüm kanal ağında ise herkes herkesle doğrudan iletişim kurabilir ve en merkezî olmayan yapıdır.
İletişim Engelleri
- Kişisel engeller: Algı farklılıkları, seçici algı, önyargılar, dil ve anlam farklılıkları, dinleme eksikliği, duygusal durum.
- Örgütsel engeller: Hiyerarşik kademe fazlalığı, statü farklılıkları, fiziksel uzaklık, bilgi aşırı yüklemesi, uygun olmayan kanal seçimi.
- Teknik engeller: Gürültü ve iletişim araçlarındaki arızalar.
Engellerin aşılmasında açık ve sade dil kullanmak, uygun kanalı seçmek, empati kurmak, etkin dinlemek ve düzenli geri bildirim mekanizmaları oluşturmak etkilidir.