Medya planlama, reklam mesajını hedef kitleye doğru mecralarda, doğru zamanda, istenen sıklıkta ve en uygun maliyetle ulaştırmak için mecra ve araç seçimi, zamanlama ve bütçe dağıtımı kararlarının verildiği süreçtir. Bu süreç reklamveren, reklam ajansı ve medya ajansının iş birliğiyle yürütülür; planın uygulanması için yayın alanlarının satın alınması ise medya satın alma işlevidir.
Mecra ve Araç
Mecra (medya türü); televizyon, radyo, gazete, dergi, açıkhava, sinema ve internet gibi genel iletişim kanallarıdır. Araç ise mecra içindeki belirli bir kanal, program, gazete ya da web sitesidir.
Erişim ve Frekans
Erişim (reach), belirli bir süre içinde hedef kitledeki farklı kişilerden reklama en az bir kez maruz kalanların oranıdır. Frekans (sıklık) ise erişilen kişilerin reklama ortalama kaç kez maruz kaldığıdır. İkisi bir bütçe içinde birbiriyle dengelenmesi gereken hedeflerdir: aynı bütçeyle erişim artırılırsa frekans düşer, frekans artırılırsa erişim daralır.
GRP, Rating ve Share
GRP (Gross Rating Point - brüt rating puanı), bir kampanyanın toplam ağırlığını gösterir ve şu şekilde hesaplanır: GRP = Erişim (%) × Ortalama frekans. Örneğin hedef kitlenin %40'ına ortalama 3 kez ulaşılırsa GRP 120 olur. GRP aynı zamanda kampanyadaki tüm yayınların rating değerlerinin toplamıdır. Belirli bir hedef kitle için hesaplanan değere TRP denir.
Rating, bir programı izleyenlerin tüm televizyon sahibi evren içindeki yüzdesidir. Share (izleyici payı) ise belirli bir anda televizyon izleyenler içinde o programı izleyenlerin oranıdır.
Maliyet Ölçüleri
BBM (Bin kişiye ulaşma maliyeti, CPM) farklı araçların maliyet etkinliğini karşılaştırmaya yarar: BBM = (Reklam maliyeti / Ulaşılan kişi sayısı) × 1000. CPP (rating puanı başına maliyet) ise bir rating puanı elde etmenin maliyetidir.
Etkili Frekans
Bir reklama tek kez maruz kalmak genellikle yeterli etkiyi yaratmaz. Herbert Krugman'ın üç maruz kalma yaklaşımına göre ilk maruz kalmada tüketici merakla “bu nedir?” sorusunu sorar, ikincide mesajı kendisi açısından değerlendirir, üçüncüde ise maruz kalma bir hatırlatma işlevi görür ve ilgi azalmaya başlar. İstenen iletişim etkisini yaratan asgari maruz kalma sayısına etkili frekans, bu sayıda maruz kalan kitleye ise etkili erişim denir.